Come attivare deviazione chiamata al ristorante

Il telefono squilla mentre state impiattando, un cameriere è già al tavolo e il cliente dall'altra parte vuole prenotare per otto persone alle 21. Se non potete rispondere, quella richiesta rischia di andare persa. Sapere come attivare deviazione chiamata permette di mantenere il vostro numero di sempre e far gestire le telefonate a un altro numero, nei momenti in cui non riuscite a seguirle direttamente.

Per un ristorante non è una scelta tecnica fatta una volta e dimenticata. La deviazione va impostata con attenzione: bisogna capire quando far partire l'inoltro, verificare che il numero di destinazione sia corretto e fare una prova prima del servizio. Così il telefono smette di essere un'interruzione continua senza diventare una porta chiusa per i clienti.

Che cos'è la deviazione di chiamata e quando serve

La deviazione di chiamata inoltra le telefonate ricevute sul vostro numero a un altro recapito. Chi chiama compone il numero del ristorante, come ha sempre fatto, ma la chiamata viene trasferita secondo le regole che avete scelto.

È utile soprattutto nelle fasce in cui la sala è sotto pressione: il venerdì sera, durante il servizio del pranzo, nei giorni di festa o quando il locale è chiuso e volete comunque raccogliere le richieste. Può aiutare anche quando una sola persona presidia cassa, bancone e telefono: rispondere bene richiede qualche minuto, e quei minuti durante il servizio pesano.

Non tutte le deviazioni funzionano allo stesso modo. Potete scegliere di inoltrare tutte le chiamate oppure soltanto quelle a cui non rispondete, quelle che arrivano quando siete già impegnati in un'altra conversazione o quelle ricevute quando il telefono non è raggiungibile. La scelta giusta dipende da come lavorate e da chi risponde abitualmente.

Se volete che il personale continui a rispondere nelle ore tranquille, per esempio, può essere sensato deviare solo quando non rispondete. Se invece desiderate che le prenotazioni siano raccolte sempre con le stesse informazioni e secondo gli stessi turni, la deviazione totale può essere più adatta. Non c'è un'impostazione valida per ogni locale.

Come attivare deviazione chiamata: i passaggi pratici

Prima di modificare qualsiasi impostazione, annotate il numero su cui inoltrare le chiamate e chiarite che cosa dovrà succedere dopo il trasferimento. Se usate un'assistente virtuale, controllate che conosca servizi, orari, giorni di chiusura, capienza, durata dei turni e indicazioni che volete dare su menu o richieste particolari.

1. Verificate quale telefono riceve le chiamate

Il numero del ristorante può essere associato a un cellulare, a un telefono fisso oppure a un centralino. Questo dettaglio cambia il percorso da seguire. Su molti cellulari l'opzione è disponibile nelle impostazioni dell'app Telefono, di solito alla voce deviazione o inoltro chiamate. Nei telefoni fissi e nei centralini, invece, la procedura può dipendere dal gestore telefonico o dalla configurazione del servizio.

Non affidatevi alla memoria di un vecchio codice trovato online. I codici per attivare, verificare o disattivare la deviazione possono cambiare in base al gestore e al tipo di linea. La strada più sicura è consultare le istruzioni aggiornate del vostro operatore oppure contattarne l'assistenza.

2. Scegliete la regola di inoltro

Le opzioni più comuni sono quattro. La deviazione incondizionata trasferisce ogni telefonata. Quella su mancata risposta parte dopo alcuni squilli. Quella su occupato interviene se siete già al telefono, mentre quella su non raggiungibile è utile se il dispositivo è spento o senza segnale.

Per una pizzeria con un telefono che continua a squillare al banco, la deviazione su occupato e su mancata risposta può essere una soluzione prudente. Per un ristorante che vuole affidare tutte le chiamate relative alle prenotazioni a un'assistente, può essere più semplice deviare sempre. In entrambi i casi, decidete chi gestisce le richieste fuori standard, come una tavolata numerosa, un cambio dell'ultimo minuto o una domanda non prevista.

3. Inserite il numero e salvate l'impostazione

Inserite con cura il numero destinatario, includendo l'eventuale prefisso richiesto dal gestore. Un solo numero errato può far finire le chiamate nel posto sbagliato o renderle irraggiungibili. Dopo il salvataggio, controllate sul telefono o tramite il messaggio di conferma che la deviazione risulti attiva nella modalità scelta.

Tenete traccia dell'impostazione, anche in modo semplice: una nota con il numero di destinazione, il tipo di deviazione attiva e la procedura per disattivarla. È utile se il titolare non è presente, se cambia il responsabile di sala o se dovete intervenire in fretta prima di una chiusura straordinaria.

4. Fate una prova come farebbe un cliente

Chiamate il numero del ristorante da un altro telefono. Non limitatevi a verificare che squilli: simulate una prenotazione. Chiedete un tavolo per una data precisa, indicate il numero di persone, provate a modificare l'orario e fate una domanda frequente, come l'orario di apertura o la disponibilità di un seggiolone.

La prova serve a controllare due aspetti. Il primo è tecnico: la chiamata deve arrivare correttamente. Il secondo è operativo: chi risponde deve avere le informazioni giuste e saper raccogliere ciò che vi serve per lavorare bene. Se manca un dato, correggetelo prima del prossimo servizio, non dopo che un cliente ha ricevuto una risposta incerta.

Deviare le chiamate non significa perdere il controllo

Il timore più comune è comprensibile: il ristorante rischia di apparire distante, oppure le prenotazioni finiscono in un sistema che il personale non consulta. Una deviazione fatta bene deve ottenere l'effetto opposto. Il cliente deve capire con chi sta parlando e il locale deve poter vedere con chiarezza cosa è stato richiesto, confermato o lasciato da gestire.

Se scegliete un'assistente virtuale, la trasparenza viene prima di tutto. L'assistente deve presentarsi come intelligenza artificiale e non fingersi una persona del ristorante. Può raccogliere prenotazioni, spostamenti e cancellazioni seguendo le regole che avete fornito, rispondere alle domande ricorrenti e passare al personale le richieste che non può gestire.

Questo non elimina il vostro ruolo nelle situazioni delicate. Allergie dichiarate, gruppi con esigenze particolari, richieste fuori orario o dubbi sulla disponibilità meritano una verifica da parte vostra. La deviazione serve a evitare che la chiamata cada nel vuoto, non a forzare una risposta automatica quando occorre il giudizio di chi conosce il locale.

Con Earnesto Host, per esempio, l'attivazione viene preparata insieme al locale: scegliete nome e voce dell'assistente, verificate le informazioni e fate una chiamata di prova prima di deviare il vostro numero. Le prenotazioni, le chiamate con riassunto e le richieste da richiamare restano consultabili in una pagina web anche dal telefono. Il vostro numero non cambia.

Gli errori da evitare prima di un servizio pieno

L'errore più frequente è attivare la deviazione pochi minuti prima dell'apertura senza provarla. Un altro è lasciare informazioni vecchie: un turno aggiunto per l'estate, un giorno di chiusura eccezionale o una capienza ridotta per lavori in sala. Chi risponde al telefono può lavorare bene solo con indicazioni aggiornate.

Fate attenzione anche alle regole troppo rigide. Se accettate tavoli da sei persone solo in determinate fasce, questa condizione deve essere chiara. Se preferite che le richieste per gruppi vengano passate al personale, stabilitelo prima. L'ordine non nasce dal fatto di usare una deviazione, ma dalle regole semplici che decidete di applicare.

Infine, ricordate di controllare cosa accade alle chiamate quando modificate il telefono, cambiate gestore o spegnete il dispositivo. Una breve telefonata di prova dopo ogni cambiamento evita sorprese proprio nel momento meno adatto.

La deviazione di chiamata funziona davvero quando rispecchia il vostro servizio: il cliente trova una risposta, chi lavora in sala non deve scegliere tra un tavolo e il telefono, e voi sapete sempre quali prenotazioni sono entrate e quali richieste richiedono ancora una vostra chiamata.